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Neue digitale Verwaltungsprozesse
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Dienstreisemanagement rein online, E-Studierendenakte, Erasmus Without Paper (EWP). Diese und weitere Projekte laufen an der Universität Mannheim bereits. Doch wie könnte eine digitale Universitätsverwaltung im Jahr 2027 ausschauen? Damit beschäftigt sich ein universitätsweites Team seit vergangenem Herbst. An der Seite von Sascha Adam (Koordination) arbeiten mittlerweile 13 Digitalisierungsreferentinnen- und referenten in den Dezernaten, Fakultäten und weiteren zentralen Einrichtungen der Universität. Das neue Team hat große Aufgaben vor sich: Zahlreiche Verwaltungsprozesse müssen erfasst und deren Schnittstellen identifiziert werden, um anschließend weitere kleine und große Digitalisierungsprojekte gemeinsam mit der Universitäts-IT und den Fachabteilungen anzustoßen. „Momentan sind wir mitten in der Prozesserfassung. Wir schauen also, welche Tätigkeiten in den einzelnen Bereichen anfallen und wie diese universitätsweit gestaltet sind. Wir verschaffen uns einen Überblick und holen gleichzeitig Input zu etwaigen Herausforderungen und Potentialen ein“, erklärt Adam den Status Quo.
Laura Becker ist eine der Digitalisierungsreferentinnen und ihre Arbeit besteht derzeit vor allem in dem Führen von Interviews und der Pflege einer riesigen Exceltabelle. „Diese Tabelle, unser sogenanntes Prozessregister, ist das Herzstück. Hier führen wir alle Informationen aus den Interviews zusammen. Nach und entsteht auf diese Weise eine Roadmap, die hilft, Themen zu priorisieren und Antworten auf die Frage liefert: Welche Projekte sind wie voneinander abhängig?“, erklärt Becker. „Wichtig ist uns, alle Kolleginnen und Kollegen von Anfang an mitzunehmen, damit die neuen Prozesse nutzungsorientiert gestaltet und auch gelebt werden. Wir haben im ersten Schritt viel Zeit in die Interviewphase investiert, um in einem direkten Austausch die Betroffenen zu Beteiligten zu machen“, fasst Becker ein Ziel des Digitalisierungsprogramms zusammen.
Ein Dokument ausdrucken, den Kuli in die Hand nehmen, unterschreiben, eine Kopie in die Hauspost tragen? Das wird immer häufiger der Vergangenheit angehören, so Sascha Adam und Laura Becker, wenn sie von einem ihrer Ziele – der Ablösung der internen handschriftlichen Unterschrift – sprechen. Bis zur Umsetzung bleibt noch viel Arbeit für das Team, das mit vollem Einsatz an der digitalen Zukunft tüftelt.
Mehr Infos finden Sie auf hier (Zugriff nur im Intranet der Universität): intranet.uni-mannheim.de/organisation/wandeldigital/
Text: Jule Leger/