Zentraler Rechnungs­eingang

Bitte benutzen Sie für eine schnelle Bearbeitung und die frist­gerechte Begleichung von Rechnungen und Rechnungs­gutschriften an alle universitären Einrichtungen (z. B. Dekanate, Institute und Lehr­stühle) ausschließlich die nachfolgenden Anschrift des zentralen Rechnungs­eingangs der Universität Mannheim. Achten Sie bei der Rechnungs­adressierung darauf, die in Ihren Stammdaten gegebenenfalls hinterlegten Zusätze wie Namens-, Orts- oder Gebäudeangaben zu entfernen.

Bitte beachten Sie, dass es an der Universität Mannheim keine zentrale Warenannahmestelle gibt. Die (Waren-)Lieferung erfolgt – abweichend zur Rechnungs­adresse – direkt an die in der Bestellung genannte Lieferadresse der bestellenden Einrichtung der Universität Mannheim.

 

Anschrift des zentralen Rechnungs­eingangs

Universität Mannheim
Kreditorenbuchhaltung
Postfach
68131 Mannheim
rechnungseingang uni-mannheim.de

 

 

 

Umstellung auf elektronische Rechnungs­stellung (ERechnung) zum 6. Oktober 2021:
Mögliche Rechnungs­formate sind XRechnung und übergangsweise* PDF. Die Übermittlung erfolgt elektronisch, eine zusätzliche Zusendung der Rechnung per Post entfällt.

*Ab dem 1. Januar 2022 sind Sie als Auftragnehmer eines öffentlichen Auftraggebers nach § 4a E-Government-Gesetz Baden-Württemberg in Verbindung mit der E-Rechnungs­verordnung Baden-Württemberg grundsätzlich zur elektronischen Rechnungs­stellung verpflichtet. Ausnahmen von diesem Grundsatz gelten zunächst für Rechnungen bis zu einem Betrag von 1.000 Euro ohne Umsatzsteuer oder für Lieferanten im Nicht-EU-Ausland, wenn diese nicht über die technischen Voraussetzungen verfügen. Diese senden die Rechnung bitte als PDF-Datei.

Wichtige Hinweise zur Rechnungs­stellung:

Eine frist­gerechte Bearbeitung und Begleichung von Rechnungen kann nur erfolgen, wenn diese im korrekten Format und – neben den üblichen Rechnungs­daten – mit den erforderlichen Angaben zur Zuordnung eingereicht werden. Diese finden Sie nachfolgend aufgeschlüsselt oder kompakt als PDF-Datei zum Her­unterladen.

  • Rechnungs- und E-Mail-Format

    Mögliche Rechnungs­formate sind XRechnung und übergangsweise* PDF. Die Übermittlung erfolgt elektronisch, eine zusätzliche Zusendung der Rechnung per Post entfällt.

    Rechnungen sollen im XRechnungs­format (Standard: Universal Business Language (UBL) oder UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) mit folgend dargestellter Feldbelegung gestellt werden.

    Pflicht­informationEinzutragen in folgendes Feld der XRechnungAngabe für die Universität Mannheim
    Leitweg-IDBT-109930: 08222000-DE143845342-36
    Bestellnummer/LeitkriteriumBT-13siehe Hinweise; sofern mit der Bestellung mitgeteilt.
    Weitere Rechnungs­angabenEinzutragen in folgendes Feld der XRechnung
    Zahlungs­bedingungenBT-20
    Leistungs­empfängerBT-70
    LieferdatumBT-72

    Universitäts­bibliotheks-spezif. Daten:

    Bestellnummer

    Etat-Code

    Laufzeit

    Band-Angabe

     

    BT-132

    BT-133

    BT-134 und BT-135

    BT-127

    Es sind folgende Regeln zu beachten:

    • Für jede Bestellung muss eine separate Rechnung übermittelt werden.
    • Eine (1) E-Mail beinhaltet eine (1) XRechnung oder mehrere XRechnungen
    • Eine (1) E-Mail beinhaltet genau ein (1) PDF-Dokument (Rechnung)
    • Eine (1) E-Mail beinhaltet mehr als ein (1) PDF-Dokument

    In diesem Fall beinhaltet ein (1) PDF-Dokument die Rechnung, alle anderen PDF-Dokumente beinhalten die Rechnungs­anlagen.

    • Die max. Größe der E-Mail beträgt 15 MB.
  • PEPPOL-Anbindung

    Eine Anbindung an das PEPPOL-Netzwerk ist noch in Arbeit. Voraussichtlich noch dieses Jahr soll die Rechnungs­übermittlung über das PEPPOL-Netzwerk für die Lieferanten zur Verfügung stehen.

  • Angabe der Bestellnummer bzw. Leitkriterium und Lieferanschrift

    Rechnungen können nur dann frist­gerecht bearbeitet werden, wenn deren Zuordnung zum Bestellvorgang oder der beauftragenden universitären Einrichtung ermöglicht wird. Daher ist es  notwendig, dass die Rechnung neben den üblichen Rechnungs­daten folgende Angaben enthält:

    • Bestellnummer bzw. Leitkriterium. Die Angabe wird dem Lieferanten von der bestellenden/beauftragenden Einrichtung mitgeteilt
    • Lieferanschrift bzw. die auftragserteilende Einrichtung, ggf. Ansprech­partner.
  • Lieferscheinadresse

    (Waren-)Lieferungen einschl. Lieferschein sind direkt an die in der Bestellung genannte Lieferanschrift der Universität Mannheim zu richten. Die beauftragende universitäre Einrichtung bestätigt damit den Wareneingang dezentral.

  • Kontakt

    Alle elektronischen Rechnungen sowie etwaige Zahlungs­erinnerungen sind an die E-Mail-Adresse rechnungseingang uni-mannheim.de zu senden. Hierbei handelt es sich um eine noreply-Adresse.

    Fragen richten Sie bitte direkt an die Kreditorenbuchhaltung unter kreditorenbuchhaltung uni-mannheim.de.