Annahme und Immatrikulation

Nachdem Sie die Betreuungs­zusage eines*einer Professor*in  erhalten haben, schließen Sie gemeinsam eine Betreuungs­vereinbarung ab. Diese regelt Ihre kontinuierliche Förderung und Betreuung während des Promotions­vorhabens und formuliert im gegenseitigen Einvernehmen die Anforderungen an Sie und Ihre*n Betreuer*in.

Laden Sie sich die Vorlage für die Betreuungs­vereinbarung her­unter und füllen Sie diese gemeinsam mit Ihrem*Ihrer Betreuer*in aus. Nehmen Sie sich dafür ausreichend Zeit und sprechen Sie alle für Sie wichtigen Fragen an, auch wenn die Vorlage diese nicht berücksichtigen sollte. Die ausgefüllte und unter­zeichnete Vereinbarung geben Sie unmittelbar nach der Unter­zeichnung zusammen mit dem ebenfalls abgestimmten Arbeits- und Zeitplan bitte im Dekanat Ihrer Fakultät/Abteilung ab oder reichen die Unter­lagen zusammen mit dem Promotions­antrag über das Portal² ein. Bitte informieren Sie sich beim Promotions­büro Ihrer Fakultät oder Abteilung, in welcher Form Sie die Betreuungs­vereinbarung einreichen sollen (s. dazu auch 2. Den Promotions­antrag stellen). 

Nach Abschluss der Betreuungs­vereinbarung müssen Sie einen Promotions­antrag (auch Antrag auf Annahme) bei Ihrer Fakultät oder Abteilung stellen. In diesem Schritt wird geprüft, ob Sie alle in der jeweiligen Promotions­ordnung genannten Voraussetzungen für die Aufnahme einer Promotion erfüllen. Dazu müssen Sie neben dem Antrag in der Regel einen Lebens­lauf sowie beglaubigte Kopien oder Originale Ihrer Abschlusszeugnisse und -urkunden vorlegen. Welche Dokumente Ihre Fakultät oder Abteilung im Einzelnen verlangt, können Sie der jeweiligen Promotions­ordnung sowie dem Antrag entnehmen.

Der Promotions­antrag kann in Papierform oder digital über Portal² gestellt werden. Bitte informieren Sie sich beim Promotions­büro Ihrer Fakultät oder Abteilung, in welcher Form die Antragsstellung erfolgen soll. Laden Sie entweder das Antragsformular her­unter und reichen dieses ausgefüllt beim Dekanat ein oder stellen Sie den digitalen Antrag über Portal². Hilfreiche Informationen zur digitalen Antragsstellung finden Sie in der Anleitung.

Nach Prüfung und Annahme Ihres Antrags erhalten Sie eine schriftliche Bestätigung über die Annahme zur Promotion durch Ihre Fakultät oder Abteilung.

Hinweis: Bei der digitalen Antragsstellung ist das Datenblatt für die Studierenden- und Prüfungs­statistik ausgefüllt beizufügen.

Wenn Sie von Ihrer Fakultät/Abteilung zur Promotion angenommen worden sind, sind Sie gemäß § 38 Absatz 5 Landes­hochschul­gesetz (LHG) zur Immatrikulation verpflichtet. Eine Ausnahme besteht für Promovierende, die hauptberuflich (das heißt mit 50 Prozent oder mehr der regelmäßigen Arbeits­zeit gemäß TV-L) an der Universität beschäftigt sind: Diese können sich auf Antrag von der Immatrikulations­pflicht befreien lassen.

Sofern Sie keine Befreiung beantragt haben, erfolgt die Immatrikulation automatisch. Wenige Tage nachdem Sie die Annahmebestätigung Ihrer Fakultät/Abteilung erhalten haben, informieren wir Sie per E-Mail über die vorgenommene Immatrikulation und senden Ihnen Ihre Immatrikulations­bescheinigungen zu. Gleich­zeitig fordern wir Sie dazu auf, den Semesterbeitrag zu überweisen, um die Immatrikulation abzuschließen. Sobald Sie diesen überwiesen haben und er bei uns verbucht worden ist, bekommen Sie von uns Ihre Benutzerkennung für die UB- und IT-Services der Universität sowie das dazugehörige Initialpasswort.

Nach erfolgter Immatrikulation sind Sie verpflichtet, sich für das jeweils nächste Semester zurückzumelden. Erfolgt die Rückmeldung nicht frist­gerecht, muss eine zusätzliche Säumnisgebühr gezahlt werden. Die Rückmeldepflicht endet, sobald Sie die mündliche Promotions­prüfung (Disputation/Rigorosum) erfolgreich ablegt haben.

Mehr zum Thema „Rückmeldung“

Um sich von der Immatrikulations­pflicht befreien zu lassen, müssen Sie einen schriftlichen Antrag stellen – entweder zeitnah nach Ihrer Annahme als Doktorand*in oder zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt, sofern Sie ein Beschäftigungs­verhältnis an der Universität Mannheim in obengenanntem Umfang aufnehmen. Wenn möglich, sollten Sie dabei die Mannheimer Semesterzeiten beachten, da Sie bei einer Immatrikulation mitten im Semester ebenfalls den vollen Semesterbeitrag entrichten müssen.

Den Antrag auf Befreiung von der Immatrikulations­pflicht finden Sie im Download­bereich. Vergessen Sie bei der Abgabe nicht, dem Antrag eine Kopie Ihres aktuellen Arbeits­vertrags beizulegen.

Ja, alle zur Promotion angenommenen Personen sind gemäß § 38 Abs. 5 Landes­hochschul­gesetz (LHG) zur Immatrikulation verpflichtet. Unter bestimmten Umständen können Sie sich von der Pflicht befreien lassen (siehe 2.). 

Ja, Promovierende die hauptberuflich an der Universität Mannheim angestellt sind (mindestens 50 % der Arbeits­zeit gemäß TV-L) können sich auf schriftlichen Antrag von der Immatrikulations­pflicht befreien lassen. Die Befreiung gilt nur so lange, wie ein solches Arbeits­verhältnis besteht, danach greift die Immatrikulations­pflicht erneut. Anstellungs­verhältnissen außerhalb der Universität Mannheim sind keine Grundlage für eine Befreiung. 
 

Wer vor dem Inkrafttreten der Immatrikulations­pflicht am 30.03.2018 offiziell zur Promotion an der Universität angenommen wurde, ist nicht zur Immatrikulation verpflichtet. 
 

Ein Verstoß liegt vor, wenn Sie weder immatrikuliert noch offiziell befreit worden sind und auch keinen „Bestandsschutz“ aufgrund der offiziellen Annahme als Doktorand*in vor dem 30.03.2018 haben.

Als Folge des Verstoßes wird das Promotions­verfahren unter­brochen. Sofern die Promotions­ordnung eine Höchstpromotions­dauer festlegt, wird die Zeit der Unter­brechung auf diese angerechnet. 

Die Unter­brechung endet, sobald Sie wieder immatrikuliert sind oder sich offiziell von der Immatrikulations­pflicht befreien lassen haben.
 

Nach der Annahme als Doktorand*in durch die Fakultät/Abteilung werden Sie automatisch immatrikuliert, sofern kein Antrag auf Immatrikulations­befreiung vorliegt. Sie erhalten eine E-Mail mit Begrüßungs­brief und einer Zahlungs­aufforderung für den Semesterbeitrag.

Sofern Sie von der Immatrikulations­pflicht befreit waren und sich wieder immatrikulieren lassen wollen oder müssen, senden Sie bitte eine formlose E-Mail an Johanna Fatokun (johanna.fatokun@uni-mannheim.de). Sofern keine Immatrikulations­befreiung vorliegt, müssen Sie sich jedes Semester rückmelden. 
 

Bitte füllen Sie den Antrag auf Befreiung von der Immatrikulations­pflicht vollständig aus und senden ihn zusammen mit einer Kopie Ihres Arbeits­vertrags an Johanna Fatokun (johanna.fatokun@uni-mannheim.de).

Ja, das ist möglich. 

Die Immatrikulations­pflicht gilt bis zum erfolgreichen Abschluss der mündlichen Prüfung (Disputation oder Rigorosum). Sofern keine Immatrikulations­befreiung vorliegt, müssen Sie sich bis dahin jedes Semester rückmelden (inkl. Zahlung des Semesterbeitrags).