Datenschutz­hinweise nach Art. 13 DS-GVO

Universität Mannheim
Schloss
68161 Mannheim
rektormail-uni-mannheim.de

Jan Morgenstern
Rechts­anwalt und Fach­anwalt für IT-Recht, Datenschutz­beauftragter
datenschutzbeauftragtermail-uni-mannheim.de

Ausführende Stelle: 
Dezernat I
L1, 1
68161 Mannheim
sek_dez1mail-uni-mannheim.de

Im Folgenden erfahren Sie, welche personenbezogene Daten wir zu welchen Zwecken verarbeiten, welche Rechts­grundlage uns das erlaubt, wie lange wir die Daten verarbeiten, an wen die Daten ggf. weitergegeben werden und welche Rechte Sie geltend machen können.

Die Universität Mannheim erhebt und verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten für die Vergabe und Abwicklung von Stipendien und zur Erfüllung von Dokumentations- und Nachweispflichten im Zusammenhang mit Stipendien.

Die Angabe und Verarbeitung dieser Daten ist erforderlich, um die ordnungs­gemäß Durchführung des Stipendien­verfahrens zu gewährleisten. Ohne diese Angaben ist eine Teilnahme am Stipendien­programm nicht möglich. Nachteile im Falle einer Nichtteilnahme entstehen nicht.

• Personenstammdaten: Name, Geburtsdatum, Steuer-Identifikations­nummer
• Kontaktdaten: private E-Mail-Adresse, postalische Anschrift, Festnetz-/Mobilrufnummer
• Angaben zur beruflichen Tätigkeit: Beschäftigungs­verhältnis ja/nein, Art der Beschäftigung, Beschäftigungs­umfang, Vertragslaufzeit, ob Arbeitgeber die Universität Mannheim oder ein Dritter ist, bei Beschäftigung an Universität Mannheim, ob Beschäftigung räumlich, zeitlich und inhaltlich trennbar vom Stipendium, Ausbildung ja/nein, Art der Ausbildung, Dauer der Ausbildung, Ausbildungs­umfang, Unter­brechung Ausbildung
• Finanz­daten/Finanzierungs­möglichkeiten: Bankverbindung, Angaben zu vorherigen und aktuellen Förderungen, Angaben zur Anschlussfinanzierung
• Bildungs­daten: erreichte/angestrebte Abschlüsse mit (voraussichtlicher) Abschlussnote und Prüfungs­datum
• Promotions­daten: Fakultät/Abteilung an der promoviert wird, Fach­richtung, Thema des Arbeits­vorhabens, Beginn der Promotion, voraussichtlicher Abgabezeitpunkt der Dissertation, voraussichtlicher Abschlusszeitpunkt
• Stipendiendaten: Art des beantragten Stipendiums, Laufzeit des beantragten Stipendiums
• Anhänge zum Antrag (sofern zutreffend): Angaben zum Promotions­vorhaben, Lebens­lauf, Motivations­schreiben, Gutachten/Förderempfehlung, Zeugnisse/sonstige Leistungs­nachweise, Annahme­bescheinigung als Promovierende*r, Aufenthaltstitel, Erklärung zu Tätigkeiten, weitere Anhänge, soweit zur Verfügung gestellt

Sofern in Ihrem Fall zutreffend werden zudem verarbeitet:

• Familien­spezifische Angaben (bei Antrag auf Kinderzuschuss): Familienstand, Name des Kindes, Geburtsdatum des Kindes, beantragter Zeitraum der Bezuschussung, Namen weiterer Erziehungs­berechtigter. Anhänge zum Antrag (sofern zutreffend): Geburtsurkunde, Kindergeldbescheid, Melde­bescheinigung des Einwohnermeldeamts, weitere Anhänge, soweit zur Verfügung gestellt
• Angaben zu eigenen körperlichen und/oder gesundheitlichen Beeinträchtigungen oder denen des eigenen Kindes (bei Antrag auf Zuschuss wegen Behinderung oder körperlichen Beeinträchtigung oder Pflege):  Grad der Behinderung, gesundheitliche Beeinträchtigung, Name des Kindes, Geburtsdatum des Kindes, Name der pflegebedürftigen Person, Geburtsdatum der pflegebedürftigen Person, Verwandtschafts­verhältnis mit pflegebedürftiger Person, festgestellter Pflegegrad, beantragter Zeitraum der Bezuschussung, Namen weiterer Erziehungs­berechtigter. Anhänge zum Antrag (sofern zutreffend): Kopie Behindertenausweis, Atteste der behandelten Ärzt*innen und Name der behandelten Ärzt*innen, Erläuterungs­schreiben, Kostennachweise, Kopie Geburtsurkunde des Kindes, Melde­bescheinigung des Einwohnermeldeamts, Nachweis des Pflegegrades, weitere Anhänge, soweit zur Verfügung gestellt

Zudem wird ein Zuwendungs- oder Ablehnungs­bescheid für Ihren Antrag erstellt. 

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Universität Mannheim erfolgt auf Basis Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO.

Sofern die Universität sensible personenbezogene Daten verarbeitet (namentlich Angaben zur Gesundheit / zu Beeinträchtigungen) basiert diese Verarbeitung auf Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO.

Die Daten werden erhoben von Dezernat I – Forschungs­angelegenheiten und Qualitäts­management.

Die Daten werden innerhalb der Hochschule an die Fach­kommissionen der Fakultäten/Abteilungen und der Zentralen Vergabe­kommission im Rahmen der Landes­graduierten­förderung übermittelt. 

Folgende Daten werden innerhalb der Hochschule an Dezernat IV – Finanzen und Controlling übermittelt: Stipendien­programm, Förderzeitraum, Stipendienhöhe, Name, Anschrift, Geburtsdatum, Steuer-ID, Bankdaten, ob Arbeitgeber die Universität Mannheim ist und wenn ja die Vertragslaufzeit, Zuwendungs­bescheid (für Stipendium und sofern zutreffend Sozialzuschüsse)

Folgende Daten werden aufgrund von Dokumentations- und Nachweispflichten an die Mittelgeber übermittelt: Identifikations­nummer, Art vorheriger Abschluss, Datum Auswahlentscheidung, Förderbeginn und -dauer, Daten zum Auswahlgremium, Neu- oder Fortsetzungs­bewilligung, Stipendienhöhe, Art des Stipendiums, Form der Förderung (Stipendium oder Beschäftigungs­verhältnis), Angaben zu Fortschrittsnachweisen (Form und Zeitrahmen), Unter­brechung Beginn und Ende, Art der Promotion, Angaben zu eventueller Unter­stützung im Rahmen von Individualpromotionen, Fach­gebiet des Promotions­vorhabens, vorzeitige Beendigung der Förderung (Datum, Grund, Gremienentscheidung), Art des Abschlusses des Promotions­vorhaben, Datum und Note Promotions­abschluss, Abbruch Gründe und Datum der Entscheidung sowie durch wen mitgeteilt

Folgende Daten werden aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung an die Finanz­behörden (näheres s. Datenschutz­hinweise anlässlich der Meldepflicht an Finanz­behörden) übermittelt: Name, Steuer-Identifikations­nummer, Geburtsdatum, Anschrift, IBAN, Stipendien­programm, Förderzeitraum, Stipendienhöhe

Darüber hinaus müssen entsprechend der archivrechtlichen Vorschriften Unter­lagen vor ihrer Löschung dem Universitäts­archiv angeboten werden. Dieses entscheidet über die Über­nahme von Unter­lagen.

Im Falle einer Absage werden die personenbezogenen Daten aus dem Antrag samt Anhängen, sowie der Ablehnungs­bescheid 16 Monate nach Zugang des Ablehnungs­bescheides gelöscht.

Im Falle einer Zusage werden die personenbezogenen Daten aus dem Antrag, sowie der Zuwendungs­bescheid für die Dauer des Förderzeitraumes verarbeitet. Eine Löschung erfolgt 4 Monate nach Weglegung der Fallakte (Weglegung bei endgültigem Abschluss des Förder­verfahrens), jedoch frühestens 16 Monate nach Zugang des letzten Bescheides innerhalb des Förder­verfahren.

Die zum Antrag gehörigen Anhänge werden 16 Monate nach Zugang des Zuwendungs­bescheides gelöscht.

Dezernat IV bewahrt die übermittelten Daten aufgrund haushalts­rechtlicher Nachweispflichten über geleistete Zahlungen 10 Jahre auf, beginnend mit dem Ende des Jahres, in dem die letzte Auszahlung erfolgt ist.

Die Daten der Einwilligungs­erklärung werden nach 30 Jahren gelöscht.

Ggf. werden die Unter­lagen vom zuständigen Universitäts­archiv übernommen und dort in der Regel unbegrenzt aufbewahrt. 

Sie haben das Recht:

• gemäß Art. 15 DS-GVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen
• gemäß Art. 16 DS-GVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen
• gemäß Art. 17 DS-GVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen
• gemäß Art. 18 DS-GVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen
• Außerdem haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung(en) jederzeit ohne Angabe von Gründen zu widerrufen, wobei die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung(en) bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird/werden. Bitte beachten Sie, dass auch im Falle eines Widerrufs die Datenverarbeitung gegebenenfalls auf eine andere Rechts­grundlage gestützt werden kann. Bitte wenden Sie sich zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte an: sek_dez1mail-uni-mannheim.de
• gemäß Art. 77 DS-GVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die Aufsichtsbehörde in Baden-Württemberg ist der Landes­beauftragte für den Datenschutz und die Informations­freiheit Baden-Württemberg.