Datenschutz­hinweise nach Art. 13, 14 DS-GVO anlässlich des Bewerbungs-, Zulassungs- und Immatrikulations­verfahrens

Verantwortliche und Datenschutz­beauftragter

Universität Mannheim
Schloss
68131 Mannheim
Deutschland
rektormail-uni-mannheim.de

Jan Morgenstern
Rechts­anwalt und Fach­anwalt für IT-Recht, Datenschutz­beauftragter
datenschutzbeauftragtermail-uni-mannheim.de

Ausführende Stelle:
Dezernat II
L1,1
68161 Mannheim

Im Folgenden erfahren Sie, welche personenbezogene Daten wir zu welchen Zwecken verarbeiten, welche Rechts­grundlage uns das erlaubt, wie lange wir die Daten verarbeiten, an wen die Daten ggf. weitergegeben werden und welche Rechte Sie geltend machen können.

Zweck der Datenverarbeitung und Folgen der Nichtangabe

Die Universität Mannheim verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung der Bewerbung, Zulassung und Immatrikulation. Sollte der Studien­gang im Rahmen des Dialog­orientieren Service­verfahrens (DoSV) abgewickelt werden, können weitere Daten verarbeitet werden. Zudem erfolgt eine Verarbeitung zur Erfüllung rechtlicher Pflichten nach den Hochschul­statistikgesetz (HStatG). Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist für die Teilnahme am Bewerbungs-, Zulassungs- und Immatrikulations­verfahren erforderlich.

Ohne Angabe dieser Daten ist eine Bewerbung bzw. Zulassung und Immatrikulation nicht möglich.

Das Dialog­orientierte Service­verfahren (DoSV) der Stiftung für Hochschul­zulassung ist ein web­basiertes System zum Abgleich von Zulassungs­angeboten im Örtlichen und Zentralen Vergabe­verfahren sowie im Anmelde­verfahren, das der vollständigen und schnellen Studien­platz­vergabe entsprechend der Nachfrage dient. Sofern die Bewerbung um einen Studien­platz über das DoSV koordiniert wird, muss sich die Bewerberin oder der Bewerber über das Webportal der Stiftung registrieren. Ohne diese Registrierung und ohne den Abgleich der Daten zwischen der Stiftung für Hochschul­zulassung und der Universität Mannheim kann der Antrag auf Zulassung nicht bearbeitet werden.

Art der Daten

A. Daten, die im Rahmen der Bewerbung verarbeitet werden:

1. Personenstammdaten
   - Anrede
   - Geschlecht
   - Vor- und Nachname
   - Namenszusätze
   - Geburtsdatum und -ort
   - Geburtsname
   - alle Staats­angehörigkeiten
    
2. Kontaktdaten
   - Private Anschrift
   - private E-Mail-Adresse
   - sofern erforderlich: weitere Kontaktdaten
    
3. Angaben zur persönlichen Qualifikation
   - Art, Note, Datum und Erwerbsort der Hochschul­zugangsberechtigung
   - sofern zutreffend: absolvierte Ausbildungen
   - sofern zutreffend: bestehendes Ausbildungs-/Dienst-/Arbeits­verhältnis
   - sofern zutreffend: abgeleistete Dienste
   - sofern zutreffend: Test-Ergebnisse
   - Nachweise zu den genannten Qualifikationen
    
4. Angaben zum angestrebten Studium und zu Vor­studien­zeiten
   - angestrebter Studien­gang und Abschluss
   - Zweitstudium (ja / nein)
   - sofern erforderlich und zutreffend: frühere Zulassung im angestrebten Studien­gang
   - sofern zutreffend: weitere Studien­gänge bzw. Parallelstudium
   - Angaben zu Studien- und Prüfungs­leistungen sowie eventuellen Verlusten von Prüfungs­ansprüchen aus vorherigen Studien­gängen
   
   Sofern erforderlich und vorhanden werden zudem Nachweise zu den oben genannten Qualifikationen / Studien­zeiten gefordert und verarbeitet.
    
5. Daten zu besonderen Sach­verhalten
   Sofern in Ihrem Fall relevant:
   - Nachweise zu gestellten Sonderanträgen (Zweitstudium, Härtefall, Nachteilsausgleich, Spitzensportler)
    
6. Daten für und aus der IT-Nutzung
   - Nutzerkennungen
   - Passwörter
   - Zugriffsprotokolle
   - Identifikations­nummer und Authentifizierungs­nummer des DoSV (sofern ein Abgleich mit dem DoSV erforderlich ist)
    
7. Optionale Daten
   - Lebens­lauf
    

B. Daten, die im Rahmen der Immatrikulation zusätzlich zu den unter A) genannten Daten verarbeitet werden:

1. Kontaktdaten
   - Semesteranschrift
   - Angabe, welche Anschrift als Postanschrift genutzt -werden soll (private Anschrift / Semesteranschrift)
    
2. Angaben zu Vor­studien­zeiten
   - sofern zutreffend: Hochschule, an der ein vorheriger Abschluss erworben wurde
   - sofern Erwerb außerhalb der BRD: Staat, Art, Fach­richtung, Monat, Jahr, Ergebnis des Abschlusses
   - Angabe über angestrebtes Parallelstudium
   - Angabe über bestehende Prüfungs­anspruch im angestrebten Studium
    
3. Angaben zur Kranken­versicherung
   - gesetzlich versichert oder befreit
   - Krankenversichertennummer
   - Betriebs­nummer
   - Name der Krankenkasse
   Sofern erforderlich und vorhanden werden zudem Nachweise zu den oben genannten Qualifikationen und Studien­zeiten sowie Angaben zur Kranken­versicherung angefordert und verarbeitet.
    
4. Zahlungs­nachweise
   - Nachweis über die Bezahlung des Semesterbeitrags (Verwaltungs­kostenbeitrag, Studierenden­werksbeitrag und Beitrag für die Verfasste Studierenden­schaft)
   - Sofern zutreffend: Nachweis über die Zahlung einer Studien­gebühr (Internationale Studien­gebühr oder Zweit­studien­gebühr)
    
5. Im Falle einer Immatrikulation werden durch die Universität folgende Daten generiert:
   - Matrikelnummer
   - universitäre Identifikations­nummer (Uni-ID)
   - Zulassungs­kennzeichen
   - Verwaltungs­kennzeichen 
   - Universitäts-Account
   - universitäre E-Mail
   - Studierenden­ausweis-Nummer (eCUM- / Chipkartennummer)

Rechts­grundlagen

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten durch die Universität Mannheim ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder die in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde (Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO i. V. m. Abs. 3 DS-GVO i. V. m. § 4 Landes­datenschutz­gesetz Baden-Württemberg LDSG BW i. V. m. § 2, 12  Landes­hochschul­gesetz Baden-Württemberg i. V. m. der Satzung über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch die Universität Mannheim im Rahmen ihrer hochschul­spezifischen

Aufgabenerfüllung vom 10.12.2021 i. V. m. der Satzung der Universität Mannheim zur Festlegung von Angabepflichten vom 10.12.2021. 

Die Über­mittlung der im Rahmen des DoSV erforderlichen Daten erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e i. V. m. Abs. 3 DS-GVO i. V. m. § 1 HZG i. V. m. §§ 4 Abs. 4, 5 HZVO.

Die Über­mittlung an die zuständige Krankenkasse erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c i. V. m. Abs. 3 DS-GVO i. V. m. § 4 Abs. 1 SKV-MV.

Daten, die als optional gekennzeichnet sind, werden aufgrund Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a, 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO verarbeitet.

Quelle der Daten

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten, die auf Ihren Wunsch hin von Dritten an uns übermittelt werden, z. B. Daten im Rahmen des DoSV, Ergebnisse eines Sprach­tests, etc.

Empfänger der Daten

Die bei der Bewerbung und Immatrikulation erhobenen Daten werden universitäts­intern weitergeleitet, soweit dies zur Bearbeitung des Zulassungs­antrages und der Immatrikulation auf Grundlage des LHG erforderlich und zulässig ist.

Interne Empfänger:

• zuständige Stellen in den Fakultäten und der Universitäts­verwaltung
• zentrale Betriebs­einrichtungen (UNIT)

Beschäftigte der Universität erhalten nur dann Einblick in Ihre im Rahmen der Bewerbung erhobenen Daten, sofern und soweit es für die Erfüllung der diesen übertragenen dienstlichen Aufgaben erforderlich ist.

Externe Empfänger:

• Stiftung für Hochschul­zulassung (ausschließlich im Rahmen von Hochschul­zulassungs­gesetzes (HZG) und Hochschul­zulassungs­verordnung (HZVO))
• IT-betreuende und –wartende externe Dienstleister (sofern erforderlich)
• Statistisches Landes­amt (bei Immatrikulation)
• Krankenkasse

Darüber hinaus müssen entsprechend der archivrechtlichen Vorschriften Unter­lagen vor ihrer Löschung dem Universitäts­archiv angeboten werden. Dieses entscheidet über die Über­nahme von Unter­lagen.

Dauer der Speicherung

In den Bewerbungs­portalen werden die Daten von nicht immatrikulierten Bewerber*innen spätestens 8 Wochen nach Semesterbeginn gelöscht. Bei Annahme der Zulassung werden die Daten in das Studierenden­daten­system überführt und dort verarbeitet.

Im Falle einer Einwilligung erfolgt die Verarbeitung bis zum Widerruf der Einwilligung jedoch längstens bis zum oben genannten Zeitpunkt.

Ergebnisse von Sprach­test werden fünf Jahre, beginnend mit der Über­mittlung an uns, aufbewahrt.

Ggf. werden die Unter­lagen vom zuständigen Universitäts­archiv übernommen und dort in der Regel unbegrenzt aufbewahrt. 

Ihre Rechte

Sie haben das Recht:

• gemäß Art. 15 DS-GVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen
• gemäß Art. 16 DS-GVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen
• gemäß Art. 17 DS-GVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen
• gemäß Art. 18 DS-GVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen
• gemäß Art. 20 DS-GVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Über­mittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen
• Außerdem haben Sie in dem Fall, in dem Sie die Einwilligung gegeben haben, das Recht, Ihre Einwilligung(en) jederzeit ohne Angabe von Gründen zu widerrufen, wobei die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung(en) bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird/werden. 
  Bitte wenden Sie sich zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte an:
  bewerbungmail-uni-mannheim.de
• gemäß Art. 77 DS-GVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die Aufsichtsbehörde in Baden-Württemberg ist der Landes­beauftragte für den Datenschutz und die Informations­freiheit Baden-Württemberg.
   

Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, senden Sie bitte eine E-Mail an bewerbungmail-uni-mannheim.de