Zentraler Rechnungseingang
Bitte benutzen Sie für eine schnelle Bearbeitung und die fristgerechte Begleichung von Rechnungen und Rechnungsgutschriften an alle universitären Einrichtungen (zum Beispiel Dekanate, Institute und Lehrstühle) ausschließlich die nachfolgende Anschrift des zentralen Rechnungseingangs . Entfernen Sie bei der Rechnungsadressierung die in Ihren Stammdaten gegebenenfalls hinterlegten Zusätze wie Namens-, Orts- oder Gebäudeangaben.
Bitte beachten Sie, dass es an der Universität keine zentrale Warenannahmestelle gibt. Die (Waren-)Lieferung erfolgt – abweichend zur Rechnungsadresse – direkt an die in der Bestellung genannte Lieferadresse der bestellenden Einrichtung der Universität Mannheim.
Anschrift des zentralen Rechnungseingangs
Universität Mannheim
Kreditorenbuchhaltung
Postfach
68131 Mannheim
rechnungseinganguni-mannheim.de
Wichtige Hinweise zur Rechnungsstellung
Wir können Rechnungen nur dann fristgerecht bearbeiten und begleichen, wenn Sie diese im korrekten Format und – neben den üblichen Rechnungsdaten – mit den erforderlichen Angaben zur Zuordnung einreichen. Diese finden Sie nachfolgend aufgeschlüsselt.
Rechnungs- und E-Mail-Format
Mögliche Rechnungsformate sind XRechnung und in Ausnahmefällen* PDF. Die Übermittlung erfolgt elektronisch, eine zusätzliche Zusendung der Rechnung per Post entfällt.
*Ausnahmen:
- Bis zum 31.12.2025 für Rechnungen mit einem Rechnungswert kleiner 1.000 Euro ohne Umsatzsteuer.
- Für Lieferant*innen im Nicht-EU-Ausland, wenn diese nicht über die technischen Voraussetzungen verfügen.
Diese senden die Rechnung bitte als PDF-Datei.
Grundlage für die elektronische Rechnungsstellung ist § 4a E-Government-Gesetz Baden-Württemberg in Verbindung mit der E-Rechnungsverordnung Baden-Württemberg.
Rechnungen sollen im XRechnungsformat (Standard: Universal Business Language (UBL) oder UN/
CEFACT Cross Industry Invoice (CII)) mit folgend dargestellter Feldbelegung gestellt werden. Pflichtinformation Einzutragen in folgendes Feld der XRechnung Angabe für die Universität Mannheim Leitweg-ID BT-10 08222000-DE143845342-36 Bestellnummer/ Leitkriterium BT-13 siehe Hinweise; sofern mit der Bestellung mitgeteilt. Weitere Rechnungsangaben Einzutragen in folgendes Feld der XRechnung Zahlungsbedingungen BT-20 Leistungsempfänger*in BT-70 Lieferdatum BT-72 Universitätsbibliotheks-spezif. Daten:
Bestellnummer
Etat-Code
Laufzeit
Band-Angabe
.
BT-132
BT-133
BT-134 und BT-135
BT-127
Es sind folgende Regeln zu beachten:
- Für jede Bestellung muss eine separate Rechnung übermittelt werden.
- Eine (1) E-Mail beinhaltet eine (1) XRechnung oder mehrere XRechnungen
- Eine (1) E-Mail beinhaltet genau ein (1) PDF-Dokument (Rechnung)
- Eine (1) E-Mail beinhaltet genau ein (1) PDF-Dokument (Rechnung) oder mehrere PDF-Dokumente (Rechnungen)
Rechnung und dazugehörige Anlagen müssen in einem PDF-Dokument zusammengefasst werden.
- Die max. Größe der E-Mail beträgt 15 MB.
Angabe der Bestellnummer bzw. Leitkriterium und Lieferanschrift
Wir können Rechnungen nur dann fristgerecht bearbeiten, wenn Sie uns die Zuordnung zum Bestellvorgang oder der beauftragenden universitären Einrichtung ermöglichen. Deshalb muss die Rechnung neben den üblichen Rechnungsdaten folgende Angaben enthalten:
- Bestellnummer bzw. Leitkriterium. Die Angabe wird dem*der Lieferant*in von der bestellenden/
beauftragenden Einrichtung mitgeteilt - Lieferanschrift bzw. die auftragserteilende Einrichtung, ggf. Ansprechperson.
- Bestellnummer bzw. Leitkriterium. Die Angabe wird dem*der Lieferant*in von der bestellenden/
Lieferscheinadresse
(Waren-)Lieferungen einschließlich Lieferschein müssen Sie direkt an die in der Bestellung genannte Lieferanschrift der Universität Mannheim richten. Die beauftragende universitäre Einrichtung bestätigt damit den Wareneingang dezentral.
Rechnungsversand
Übermitteln Sie Ihre Rechnungen per E-Mail oder über das PEPPOL-Netzwerk.
- E-Mail-Adresse: rechnungseinganguni-mannheim.de
- PEPPOL-ID: 0204: 08222000-DE143845342-36
Kontakt
Senden Sie elektronische Rechnungen sowie etwaige Zahlungserinnerungen an die E-Mail-Adresse rechnungseinganguni-mannheim.de. Hierbei handelt es sich um eine noreply-Adresse.
Fragen richten Sie bitte direkt an die Kreditorenbuchhaltung unter kreditorenbuchhaltunguni-mannheim.de.