Fortbildungs­aufenthalte im Ausland mit dem ERASMUS-Programm

Das Erasmus-Programm ermöglicht Forschenden, Lehr­enden sowie Mitarbeitenden der Universität Mannheim Auslands­aufenthalte im europäischen Ausland. Das Akademische Auslands­amt berät Sie gerne dazu.

Gefördert werden Lehr­aufenthalte und Fortbildungen. Die Fortbildungs­aufenthalte dauern in der Regel zwei bis fünf Tage. Die Universität Mannheim ist stark bestrebt, innerhalb ihrer Internationalisierungs­strategie akademischem und nicht-akademischem Personal Fortbildungs­aufenthalte im Ausland zu ermöglichen. Interessierte sind daher ausdrücklich eingeladen, sich näher zu informieren und sich zu bewerben.

  • Was wird gefördert?

    • Aufenthalte an europäischen Hochschulen, Unter­nehmen oder anderen Einrichtungen, die einen Fortbildungs­charakter besitzen im Sinne der unten genannten Ziele
    • Dauer: zwei bis 60 Tage (plus eventuelle Reisetage)
    • Die finanz­ielle Förderung ist in der Regel auf maximal eine Woche begrenzt und abhängig von der Mittelverfügbarkeit.

    Eine Fortbildung im Ausland kann auf verschiedene Weisen stattfinden:

    • Teilnahme an einem Fortbildungs­programm, das von einer europäischen Hochschule, Firma oder anderen Einrichtung angeboten wird
    • Individuell organisierter Fortbildungs­aufenthalt bei einer Hochschule, Firma oder anderen Einrichtung in Europa
    • Auch die Förderung der Teilnahme an Sprachkursen ist in beschränkten Maß möglich. Ein solcher Sprachkurs sollte im Rahmen der Internationalisierungs­strategie zur Entwicklung des zweisprachigen Campus beitragen, und die dienstliche Notwendigkeit muss gegeben sein. Es erfolgt eine besondere Prüfung durch die Personalabteilung.

    Das Akademische Auslands­amt berät Sie gerne zu den verschiedenen Möglichkeiten.

    Staff Week-Ausschreibungen von Partner­universitäten stellen wir Ihnen hier in einer Über­sicht zusammen.

    Weitere Angebote für Fortbildungs­aufenthalte bietet die Online-Plattform IMOTION. Die Datenbank bietet Staff Weeks und Fortbildungs­angebote aus ganz Europa, die ebenfalls gefördert werden können, sofern die Förderkriterien der Universität Mannheim erfüllt sind. Aufenthalte an bestehenden Erasmus-Partner­universitäten der Universität Mannheim werden bevorzugt gefördert.

    Informationen zum Programm finden Sie auch der Website der Nationalen Agentur für EU-Hochschul­zusammenarbeit beim DAAD.

  • Was sind die Ziele der Mobilität von Hochschul­personal?

    • Unter­stützung der internationalen Mobilität von Studierenden, Lehr- und Verwaltungs­personal durch interkulturelle Sensibilisierung
    • Erwerb von Wissen und praktischen Fähigkeiten, die für die derzeitige Stelle und die berufliche Entwicklung wichtig sind
    • internationaler Austausch von Erfahrungen und in der Praxis bewährter Verfahren
    • „Außen­perspektive“ auf eigene Arbeit/Hochschule erfahren
    • Unter­stützung der internationalen Hochschul­zusammenarbeit oder der Zusammenarbeit zwischen Hochschulen und Unter­nehmen
    • Förderung des zweisprachigen Campus

    Teilnahmen an (Forschungs-)Konferenzen oder andere Aufenthalte mit Forschungs­bezug können nicht gefördert werden, sofern die Forschung den Hauptzweck des Aufenthaltes bildet.

  • Mögliche Länder

    Als Zielhochschulen kommen alle europäischen Hochschulen in Frage, die am Erasmus-Programm teilnehmen. Gerne steht Ihnen hier das Akademische Auslands­amt beratend zur Seite. Auch nicht-universitäre Organisationen kommen als Ziel­einrichtungen in Frage.

    Derzeit nehmen alle 27 EU-Länder sowie Island, Liechtenstein, Norwegen, Serbien, die Türkei und Nordmazedonien am Programm teil. In der Datenbank der Partner­universitäten sieht man, mit welchen europäischen Hochschulen die Universität Mannheim bereits Austausch-Abkommen abgeschlossen hat. Insbesondere für Erasmus-Aufenthalte von Hochschul­personal können aber auch über diese Partner­universitäten hinaus Aufenthalte mit anderen Einrichtungen in den Erasmus-Programmländern gefördert werden.

    Die Schweiz nimmt derzeit nicht am Erasmus-Programm teil, finanz­iert jedoch ein vergleichbares Programm aus nationalen Mitteln (SEMP-Programm), so dass ein Austausch mit der Schweiz mit ähnlichen Förderkonditionen wie bei Erasmus möglich ist.

  • Finanz­ielle Leistungen

    Die finanz­ielle Förderung besteht in einer Reisekosten- und Aufenthaltspauschale, die jeweils entfernungs- und länder­abhängig berechnet wird.

    Aufenthaltskosten

    Zusätzlich zu den eigentlichen Aufenthaltstagen können bis zu zwei Reisetage für die Aufenthalts­förderung berücksichtigt werden.

    Im Folgenden finden Sie die Tagessätze nach drei Länder­gruppen aufgeteilt. Bis zum 14. Aufenthaltstag wird der volle Satz gezahlt, vom 15. bis zum 60. Aufenthaltstag beträgt die Förderung 70 Prozent des Tagessatzes.

    Länder­gruppe 1 (180 Euro pro Tag):

    Dänemark, Finnland, Irland, Island, Liechtenstein, Luxemburg, Norwegen, Schweden

    Länder­gruppe 2 (160 Euro pro Tag):

    Belgien, Deutschland (Incoming-Aufenthalte), Frankreich, Griechenland, Italien, Malta, Niederlande, Österreich, Portugal, Spanien, Zypern

    Länder­gruppe 3 (140 Euro pro Tag):

    Bulgarien, Estland, Kroatien, Lettland, Litauen, Polen, Republik Nordmadzedonien, Rumänien, Serbien, Slowakei, Slowenien, Tschechische Republik, Türkei, Ungarn

    Reisekosten

    Zu diesen Tagessätzen kommt eine Reisekostenpauschale hinzu. Diese wird in Abhängigkeit von der Entfernung zwischen Ausgangs- und Zielort der Mobilität europaweit einheitlich mit einem Entfernungs­rechner ermittelt.

    Erstattet werden, je Aufenthalt und in Abhängigkeit von der Distanz, pauschal folgende Beträge:

    DistanzFahrtkostenpauschaleFahrtkostenpauschaule für „Grünes Reisen“ (Bus, Bahn, Fahrgemeinschaften)
    10 und 99 KM23 EUR-
    100 und 499 KM180 EUR210 EUR
    500 und 1999 KM275 EUR320 EUR
    2000 und 2999 KM360 EUR410 EUR
    3000 und 3999 KM530 EUR610 EUR
    4000 und 7999 KM820 EUR-
    8000 KM oder mehr1500 EUR-

    Der Erasmus-Förderbetrag kann für sämtliche in Zusammenhang mit der Reise entstehenden Kosten eingesetzt werden. Hierzu gehören auch eventuell anfallende Teilnahmegebühren.

    Falls Sie erwarten, dass der Erasmus-Zuschuss nicht zur Deckung Ihrer Kosten ausreicht, können Sie (falls zutreffend) Ihre Vorgesetzten bitten, eine weitere Buchungs­stelle für die Über­nahme der Restkosten freizugeben. Aus Erasmus-Mitteln können über den oben genannten Zuschuss hinaus leider keine Kosten übernommen werden.

    Sonder­förderung von Personal mit Behinderung

    Sonder­förderung kann von Personen mit einem Grad der Behinderung von mindestens 50 beantragt werden. Hierzu muss mindestens zwei Monate vor Beginn des Aufenthalts ein entsprechender Antrag durch die Universität Mannheim bei der Nationalen Agentur DAAD gestellt werden. Der Zuschuss soll durch den Auslands­aufenthalt bedingte Mehrkosten abdecken, sofern nicht andere nationale Stellen wie Krankenkassen oder Sozialämter diese finanz­ieren. Wenn Sie Sonder­förderung beantragen möchten, kontaktieren Sie bitte frühzeitig das Akademische Auslands­amt.

  • Wer kann sich bewerben?

    Das Programm steht vom Auszubildenden bis zum Rektor allen akademischen und nicht-akademisch Beschäftigten der Universität Mannheim offen. 

    Im Rahmen der Internationalisierungs­strategie der Universität Mannheim bilden die Erasmus-Fortbildungs­aufenthalte einen wichtigen Baustein im Internationalisierungs­prozess für Lehre, Forschung und Hochschul­verwaltung. Interessierte aus Fakultäten, Verwaltung, Stabsstellen, Bibliotheken oder Universitäts-IT sollten die Möglichkeit nutzen, sich zu informieren und sich zu bewerben.

  • Antragstellung

    Der Antrag kann per E-Mail gestellt werden und enthält

    • das Antragsformular
    • und ein Bewerbungs­schreiben

    Das Bewerbungs­schreiben sollte auf folgende Punkte eingehen:

    • Arbeits­gebiet an der Universität Mannheim
    • Beschreibung des Vorhabens und Begründung des Interesses an der Fortbildungs­maßnahme. Bitte erläutern Sie, welcher Nutzen der Aufenthalt für Ihren Arbeits­bereich (und möglicherweise für die Universität Mannheim) haben wird.
    • Versicherung, dass mit dem/der entsprechenden Vorgesetzten die mögliche Teilnahme bereits grundsätzlich abgeklärt wurde

    Die Bewerbung ist laufend möglich. Die Bewilligung erfolgt unter Berücksichtigung der genannten Kriterien sowie der Verfügbarkeit der Mittel. Eine wiederholte Förderung ist möglich, jedoch sollten vorrangig Zuschüsse an Bewerber vergeben werden, die noch keine ERASMUS-Personalmobilität durchgeführt haben. Die Auswahl der Bewerber erfolgt durch eine Auswahl­kommission des Dezernats II und der Personalabteilung.

    Nach Einreichung Ihrer Bewerbung erhalten Sie so bald wie möglich Rückantwort, ob und in welcher Höhe Ihr Aufenthalt gefördert werden kann.

Für unsere Kund*innen und Nutzenden, also für Studierende, Forschende, Lehr­ende sowie die Verwaltung, ist unser oberstes Ziel moderne und qualitativ hochwertige Services, sowie den dazugehörigen Support bereitzustellen. Der fach­liche und organisatorische Austausch während meiner Staff Mobility zu den Themen IT-Support und E-Learning konnte mir weitere interessante Wege zum Erreichen dieses Ziels aufzeigen und gab mir einen Einblick, wie wir im Vergleich zu anderen Universitäten auf diesen Gebieten positioniert sind. Solche Perspektiven- und Tapetenwechsel sind meiner Meinung nach für alle Beschäftigten der Universität sehr sinnvoll. Zudem bot mir der Erasmus-Aufenthalt die Möglichkeit, meine Spanisch­kenntnisse direkt vor Ort zu vertiefen. Ich kann die Teilnahme an dem Erasmus­programm sehr empfehlen und nur betonen, dass mich das fach­lich und persönlich weitergebracht hat.

Sophia Kuß, IT Service Management & Security, Universitäts-IT Málaga (Spanien) / Bild: Ye Fung Tchen

Weitere Schritte und To-Dos

  • Förderzusage und Dienstreiseantrag

    • Die formelle Förderzusage erhalten Sie vom Akademischen Auslands­amt als E-Mail Anhang. Drucken Sie diese aus und legen Sie sie ihrem Dienstreiseantrag bei.
    • In der Förderzusage finden Sie die Bezeichnung der Kostenstelle (PSP-Element und Fonds), die Sie im Dienstreiseantrag an der Stelle „II. Befürwortung“ in das Feld für die Kosten­erstattung eintragen.
    • Falls Sie eine Kosten­erstattung über den Erasmus-Zuschuss hinaus anstreben, tragen Sie eine weitere Kostenstelle in den Dienstreiseantrag ein.
    • Den Dienstreiseantrag lassen Sie wie üblich in Ihrer Abteilung genehmigen und senden ihn mit dem Ausdruck der Förderzusage an die Reisekostenabteilung des Dezernat V. Denken Sie auch an die A1-/Entsende­bescheinigung.
    • Ebenfalls mit der formellen Förderzusage erhalten Sie das Formular „Anlage zur Förderzusage“, mit dem Sie Ihre Bankdaten an die Reisekostenstelle übermitteln. Die Erasmus-Pauschale wird direkt auf Ihr privates Konto überwiesen. Bitte sehen Sie daher von einer Buchung von Bahn- und Flugtickets über das Vertragsreisebüro DER ab und buchen Sie Flugtickets, Hotels etc. selbst.

    80 Prozent der Förderung werden automatisch vor der Reise als Abschlag von der Reisekostenstelle auf Ihr privates Konto ausgezahlt, sobald Ihr Dienstreiseantrag genehmigt ist.

  • Vor der Reise: Erasmus-Grant Agreement, Mobility Agreement und Versicherung

    • Sie erhalten vor der Reise vom Akademischen Auslands­amt per E-Mail das individuelle Erasmus Grant Agreement. Dies ist ein Vertrag, der die Bedingungen der Erasmus-Förderung regelt und von Ihnen im Original unter­schrieben an das Akademische Auslands­amt zurückgesendet werden muss. Scans oder Kopien können leider nicht akzeptiert werden.
    • Außerdem muss das so genannte Mobility Agreement ausgefüllt werden. Es beschreibt Inhalte und Ziele des Aufenthalts und muss vor Beginn der Reise im Akademischen Auslands­amt vorliegen. Füllen Sie das Formular aus, unter­schreiben es und senden Sie es zur Unter­schrift an die Kontaktperson an Ihrer Gasthochschule. Alle Unter­schriften müssen vor der Abreise erfolgen (Unter­schriftsdatum!). Die Unter­schrift für die Universität Mannheim übernimmt das Akademische Auslands­amt.
    • Stellen Sie sicher, dass Ihr Versicherungs­schutz für die Reise ausreicht!

    Mit einem Erasmus-Mobilitätszuschuss ist keinerlei Versicherungs­schutz verbunden. Weder die Universität Mannheim, noch die Europäische Kommission oder die Nationale Agentur DAAD haften für Schäden, die aus Krankheit, Tod, Unfall, Verletzung von Personen, Verlust oder Beschädigung von Sachen im Zusammenhang mit Erasmus-Auslands­aufenthalten (Studium, Praktikum, Gastdozenturen oder Fortbildungs­maßnahmen) entstehen. Der Versicherungs­schutz obliegt individuell jedem und jeder Geförderten.

    Die nationale Kranken­versicherung bietet mit der Europäischen Kranken­versicherungs­karte für den Aufenthalt in einem anderen EU-Land einen Grund­versicherungs­schutz. Die Abdeckung durch die Europäische Kranken­versicherungs­karte ist jedoch möglicherweise unzureichend, insbesondere, wenn ein Rücktrans­port oder besondere medizinische Eingriffe vonnöten sind. Die Universität Mannheim empfiehlt daher dringend den Abschluss einer Zusatz­versicherung. Empfehlenswert ist die Teilnahme an der Gruppen­versicherung des DAAD, die allen Erasmus-geförderten Studierenden und Forschenden offen steht.

    Falls Sie nicht an der Universität Mannheim vertraglich angestellt sein sollten, füllen Sie bitte diese Versicherungs­erklärung aus und reichen Sie sie im Akademischen Auslands­amt ein (Scan reicht aus).

  • Während der Reise: Belege und Certificate of Attendance

    • Sammeln Sie bitte während der Reise Belege für Über­nachtungs- und Fahrtkosten für die Erstellung der Dienstreiseabrechnung nach Ihrer Rückkehr.
    • Am letzten Tag Ihres Aufenthalts lassen Sie sich von der Gasthochschule Ihren Aufenthalt mit Hilfe des Certificate of Attendance bestätigen. Bitte achten Sie darauf, dass alle Felder ausgefüllt sind und die Unter­schrift am Ende des Aufenthalts erfolgt (Unter­schriftsdatum!).
  • Nach der Reise: Certificate, Dienstreiseabrechnung und Online-Bericht

    • Das Certificate of Attendance reichen Sie nach Ihrer Rückkehr beim Akademischen Auslands­amt ein. Scans sind auch ausreichend.
    • Erstellen Sie nach Ihrer Rückkehr umgehend die Dienstreiseabrechnung und reichen Sie diese in der Reisekostenabteilung des Dezernat V mit den Belegen ein. Ausgenommen von der Verpflichtung, eine Dienstreiseabrechnung einzureichen sind Geförderte, die nicht vertraglich an der Universität Mannheim angestellt sind.
    • Nach dem Eingang des Certificates und der Dienstreiseabrechnung erfolgt die Auszahlung der zweiten Rate der Förderung (20 Prozent) auf Ihr Konto.
    • Nach dem Aufenthalt erhalten Sie per E-Mail eine Aufforderung zum Erstellen des Erasmus-Teilnehmerberichts beziehungs­weise Erasmus+ Individual Participant Report. Dieser Bericht hat die Form eines Online-Fragebogens und ist verpflichtend.

    Sie erhalten dazu eine automatisiert erstellte E-Mail mit dem Betreff: „Erasmus+ individual participant report request“. Der Absender lautet replies-will-be-discardedmail-ec.europa.eu. Suchen Sie gegebenenfalls auch in Ihrem Spam-Ordner nach der E-Mail. Bitte folgen Sie dem enthaltenen Link und füllen Sie den Fragebogen innerhalb von 3 Wochen nach Ihrer Rückkehr aus.

Beratung zur Personalmobilität und zur Antragstellung:

Gela Wittenberg

Gela Wittenberg (sie/ihr)

Auslands­studien­beratung
Mi und Fr Arbeit im Home-Office; an diesen Tagen nur per E-Mail erreichbar.
Universität Mannheim
Dezernat II – Studien­angelegenheiten
Akademisches Auslands­amt
L 1, 1 – Raum 160
68161 Mannheim
Sprechstunde:
Termine für die Online-Sprechstunde können hier gebucht werden: https://www.uni-mannheim.de/universitaet/einrichtungen/akademisches-auslandsamt/terminvereinbarung-outgoing
Maria Tkachuk

Maria Tkachuk (sie/ihr)

Projektassistenz ENGAGE.EU Area Learning
Universität Mannheim
Dezernat II – Studien­angelegenheiten
Akademisches Auslands­amt
L 1, 1 – Raum 107
68161 Mannheim